Dica de como gerenciar agendas para funcionários no Google Agenda

Dependendo do tipo de organização é necessário gerenciar a agenda dos funcionários e o Google Agenda pode lhe ajudar como nenhum outro. Com simplicidade e eficiência, crie agendas para cada colaborador, visualize os compromissos das agendas separadas ou aglomerados, permita visualização ou edição da agenda na web e se desejar, entregue as programações através de impressão simples.

Configuração

Precisamos criar as agendas em sua lista de agendas para que tenha o controle das agendas.  Clique na seta de Mais opções da seção Minhas agendas e depois clique em Criar nova agenda.


Digite o nome da agenda e complete as informações como local e fuso horário dentre outras. Uma ótima dica é nomear sua agenda com o nome do funcionário ou com a função do mesmo.

Se desejar, compartilhe a agenda para todos na internet na opção torne essa agenda pública. É uma ótima dica se desejar que seus colaboradores e clientes tenham acesso a agenda. Recomendo a visualização somente de ver níveis livres ou ocupados se for pública, dessa forma os clientes saberão quais horários estão disponíveis e poderão aproveitar as lacunas.

Se possuir um domínio Google Apps, compartilhe entre todos da organização para permitir que todos tenham acesso. Uma excelente dica é criar uma agenda da organização com datas chave e outras informações pertinentes.

Também é possível  Compartilhar a agenda com o funcionário, assim será possível para o mesmo visualizar a agenda ( do trabalho, de casa ou no celular), e se programar melhor para os compromissos. Defina o nível de autorização que o mesmo poderá ter na agenda como somente visualização ou também de editar.

 

Selecionar agenda para criação dos compromissos

Se for o coordenador e o único com poder de autorização, inicie com a criação de compromissos mas preste atenção para selecionar a agenda correta. Clique no botão Criar no canto esquerdo superior para criar um compromisso como outro qualquer

Complete as informações do compromisso e muita atenção pois será necessário selecionar a agenda em que deseja atribuir o compromisso.

Visualização das Agendas

As agendas selecionadas serão exibidas juntas e os compromissos com mesmo horário serão realocados para melhor visualização.

Se desejar exibir somente uma ou mais agendas específicas selecione as na lista de agendas na lateral esquerda. Cada clique ativa e desativa a agenda na guia de visualização. As agendas que estão ativas são exibidas na lista e tem seus ícones em cor.

Impressão

Muitas vezes esquecida, a impressão ainda é uma ótima forma de compartilhar as informações. Se desejar imprimir, clique em  Mais e depois em Imprimir no canto direito da Google Agenda.

Sua impressão será igual a sua exibição de agenas, ou seja, selecione as agendas que deseja imprimir para imprimi-las. Imprimir uma por uma ou todas é uma opção pessoal mas de praxe a impressão individual para entregar aos colaboradores com uma impressão com todas agendas para deixar em um quadro de avisos é indicada.

1 responder
  1. Fábio Buregio
    Fábio Buregio says:

    cara, muito bom. mais me diz ai, como faço para criar grupos de usuário no calendar e eu montar um esquema a fim de saber a disponibilidade de cada um ? tipo, se eu quiser fazer uma reunião com uma determinada pessoa, gostaria de saber pelo Calendar/agenda a disponibilidade dela para aquele momento.. obrigado !

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